CONTENIDO

MODULO DE CUENTAS POR COBRAR

Como hemos explicado en los módulos anteriores, para tener acceso al módulo de cuentas por cobrar, damos doble clic sobre él y el sistema nos despliega los submódulos contenidos.

Desde este módulo podemos calcular comisiones de agentes de ventas, aplicar recibos de cobro de los clientes, reversar cualquier tipo de movimiento y generar una serie de reportes según las necesidades de la empresa.

Subdirectorio de COMISIONES:

Este subdirectorio, lo utilizamos para que el sistema genere las comisiones de cada uno de los agentes; para tener acceso a este subdirectorio damos doble clic, y la pantalla despliega dos subdirectorios adicionales:

• Comisiones de Vendedores:

Para ingresar a este subdirectorio, damos un doble clic y el sistema nos despliega en pantalla las opciones que tenemos para generar el reporte, empezando con el rango de fechas, código del vendedor, número de factura, moneda, código de ruta, código del cliente, código de la corporación. Tenemos la posibilidad de obtener información de la comisión sobre facturas y por default sobre recibos aplicados. Luego damos clic sobre aceptar y se genera el reporte deseado.

Este reporte es sobre recibos aplicados, esto por que conforme se realice el abono y se aplique el recibo la comisión se va generando.

• Porcentajes por clasificación:

El porcentaje de clasificación se refiere al porcentaje de comisión por artículo para los agentes. Cada artículo posee un porcentaje de comisión.

Subdirectorio de CONSULTAS:

Para tener acceso a este subdirectorio damos doble clic sobre el módulo de cuentas por cobrar, luego damos clic en este subdirectorio donde nos aparecerán otros subdirectorios los cuales son:

• Facturas Pendientes:

Para tener acceso a este subdirectorio damos doble clic sobre él, luego el sistema nos presentará un cuadro de diálogo en el cual se digita el código del cliente y el rango de fechas, damos clic en aceptar y nos despliegará una lista de facturas pendientes con esas características y si damos doble clic sobre alguna de ellas el sistema nos presenta el detalle de esa factura.

• Facturas por Sucursal (Ruta):

Para tener acceso a este subdirectorio damos doble clic sobre él, luego el sistema nos presentará en pantalla el cuadro de diálogo donde digitaremos el rango de fecha para que despliegue las facturas que están pendientes de cobro, según la ruta que seleccionemos. Inclusive podemos obtener la información por vendedor o por cliente.

Para ver todas las facturas pendientes, damos clic en filtro y la pantalla las presenta, o las seleccionamos por agente o cliente. Una vez presentado los datos, con check seleccionamos las facturas deseadas o bien damos clic a la opción todas para que todas sean seleccionadas, se da clic sobre reporte para obtenerlo.

Si nos ubicamos en la parte inferior de la pantalla y seleccionamos cobro judicial, veremos las facturas que están en cobro judicial, y así con cada opción que se encuentra en la parte final de la pantalla y de igual forma se obtiene un reporte. (Para que una factura pase a cobro judicial etc, el movimiento se realiza desde otros procesos en modificación de facturas que se verá posteriormente).

• Facturas por Fechas:

Para tener acceso a este subdirectorio damos doble clic sobre él, luego el sistema nos presentará en pantalla el cuadro de diálogo donde digitaremos el rango de fecha para que despliegue las facturas que están pendientes de cobro. Para ver más sobre la factura damos doble clic en ella, y se pueden ver facturas canceladas quitando el check y dando aceptar.

• Estadístico de Clientes:

Esta opción nos muestra la lista de todos los clientes, donde con solo dar un clic sobre el cliente deseado el programa nos muestra un detalle de las facturas según el cliente y un gráfico representativo de las compras por mes del cliente y por color, el mes es representado en colores. La información que muestra esta consulta es: número de factura, fecha de emisión, subtotal, descuento, impuesto, total de factura y el saldo de la misma como se ve a continuación.

Subdirectorio de MANTENIMIENTO:

Para tener acceso a este subdirectorio damos doble clic sobre el módulo de cuentas por cobrar, luego damos clic en este subdirectorio donde nos aparecerán otros subdirectorios los cuales son:

• Registro de Facturas:

Esta opción nos da la posibilidad de ingresar facturas al sistema de cuentas por cobrar en forma manual.

Recordemos que el sistema ingresa de manera automática las facturas al módulo de cuentas por cobrar desde la facturación, sin embargo el sistema nos da la posibilidad de ingresarlas por esta otra opción en caso de ser necesario. Afecta cxc e inventario.

Se crea con el ícono en forma de hoja blanca y se ingresan los datos.

• Registro de Notas de débito:

Esta opción nos da la posibilidad de ingresar todas las notas de débito
que se puedan generar en el sistema ya sea por intereses o cualquier otro motivo. De igual manera para generar una nota de débito, debemos darle un clic al ícono de agregar (hojita), se digita el código del cliente, el monto de la nota de débito, el número de referencia, el tipo de pago, alguna observación y damos clic en abonos, automáticamente se habilita el consecutivo de N.D.; y nos trae las facturas pendientes, tengo la opción de digitar el monto o en caso de que sea al saldo seleccionarlo con check. . Aumenta el cobro al cliente acreditando a la empresa.

• Registro de Notas de Crédito:

Existen varios motivos por lo que se puede generar una nota de crédito, puede ser por un precio mal cobrado o un descuento no aplicado, o simplemente por intereses personales, así que estas notas de crédito son aquellas que no afectan el inventario solo la cuenta por cobrar, reduciendo el cobro al cliente (reduce el monto que el cliente tiene que pagar a la empresa). De igual manera para generar una, debemos dar un clic al ícono de agregar (hojita), se digita el código del cliente, el monto de la nota de crédito, el número de referencia, el tipo de pago, alguna observación y damos clic en abonos, automáticamente se habilita el consecutivo de N.C.; y nos trae las facturas pendientes, tengo la opción de digitar el monto o en caso de que sea al saldo seleccionarlo con check. Está la posibilidad de generar dentro de esta misma pantalla un estado de cuenta, o bien el detalle de las facturas.

• Registro de Pagos de Recibos:

Esta opción nos permite incluir los recibos generados por efecto del cobro, podemos indicarle si el dinero recibido es colones, dólares ó cheques, una vez indicado estos datos el sistema nos muestra la lista de facturas con saldo del cliente, donde podemos realizar un abono o la cancelación de la misma. De igual manera para generar una, debemos darle un clic al ícono de agregar (hojita), digitar el código del cliente o buscarlo con los binóculos, pero si lo que tenemos es el número de factura la digitamos en el campo de consulta de factura y automáticamente nos trae toda la información del cliente, se digita el monto, el número de referencia, es el número de un deposito, o transferencia etc; el banco al que se deposita, el beneficiario de ser necesario, el tipo de pago (cheque, efectivo, post-fechado, otro), observación y selecciono abonos para que el sistema muestre las facturas pendientes.

Cuando la cancelación del monto de la factura es total, con solo marcar un check en la casilla que está a la par del saldo, el monto se traslada a la campo de abono, así que no hay que digitarlo, además se aplica automática a cuentas por cobrar. También está la opción de generar dentro de esta misma pantalla un estado de cuenta, o bien detalle de facturas.

• Registro de Cobros Vendedores

Este registro muestra la fecha y el monto de dinero pendiente a cobrar, con el nombre del vendedor correspondiente. Permite llevar información.

Subdirectorio de OTROS PROCESOS:

Para tener acceso a este subdirectorio damos doble clic sobre el módulo de cuentas por cobrar, luego damos clic en este subdirectorio donde nos aparecerán otros subdirectorios los cuales son:

• Cierre Diario:

Esta opción nos permite realizar el cierre diario en cuentas por cobrar, para ejecutarlo debemos de indicar la fecha o el rango de fechas del día o de los días a cerrar, esta opción toma los movimientos (notas, facturas, etc) del rango de fechas indicado y los aplica a la cuenta por cobrar.

• Reversión de un movimiento:

Nos permite anular un movimiento realizado en el sistema, estos movimientos son facturas de contado o crédito, notas de crédito o débito, recibo aplicados, etc. Además debemos de indicar el número del movimiento (este es el número de documento) y el código del cliente.

Se debe esperar a que el sistema revierta el proceso.

• Modificación de Facturas:

Esta opción nos permite modificar ciertos datos de la factura, como: fecha de vencimiento, ruta, o el plazo de las facturas, para esto solo debemos de indicar el número de factura y el número de cliente, si no tenemos cualquiera de esto dos datos solo debemos de dar un clic en aceptar y el programa mostrará cada cliente con sus respectivas facturas, una vez localizada la factura solo debemos de dar un clic sobre ella y el programa nos mostrará los datos que podemos modificar.

Es en esta opción que el sistema nos permite enviar una factura a cobro judicial, incobrables, etc o modificar el plazo de días de vencimiento.

• Registro de descuentos:

En esta opción podemos crear una tabla con los descuentos a realizar, estos descuentos se aplicarán en el momento de realizar la factura. Es el módulo que permite mantener los descuentos destinados a las facturas.

• Cierre Mensual:

Esta opción nos permite realizar el cierre mensual del sistema de cuentas por cobrar, para ello solo debemos de indicar la fecha.

• Notas de crédito automáticas:

Es la aplicación automática que hace el sistema para la limpieza de saldos inferiores a un monto establecido por la empresa, por ejm: ¢500.00. o Centavos. Para ello solo debemos ingresar el rango de fechas y el código de la moneda.

• Modificaciones de Recibos:

Las únicas modificaciones que el sistema permite en los recibos es la fecha del recibo y el código del vendedor. Damos doble clic para ver más información de la factura.

Subdirectorio de REPORTES:

Esta opción nos muestra la lista de reportes existentes en este módulo, los cuales se detallarán a continuación:

• Catálogo de Clientes:

Este reporte nos permite sacar un listado de todos los clientes existentes en la base de datos de clientes, podemos ver solo un cliente o todos, además podemos obtenerlos por ruta o por corporación, y ordenados en forma diferente.

• Estado de cuenta:

Esta opción nos permite ver el estado de cuenta de un cliente en particular, para ello debemos de indicar el número de cliente si lo sabemos en caso contrario, solo dar un clic en la opción de aceptar y el programa nos mostrará de manera automática una lista de los clientes registrados. Para poder ver los movimientos de este cliente solo debemos de dar doble clic sobre él, una vez realizado esto el programa nos solicita el rango de fechas de donde queremos ver los datos y el programa nos muestra los saldos de las facturas pendientes.

Existe la posibilidad de ver los estados de cuenta con abonos, generales, pendientes, sólo el saldo, negativos etc.

• Abonos Movimientos Diarios:

Este reporte nos muestra un listado de los abonos realizados a las facturas, este reporte lo podemos ver ordenado por factura, recibo, cliente o número de cheque, además podemos imprimir desde un recibo hasta una nota de débito. También podemos imprimir estos movimientos entre un rango de fechas.

• Abonos Movimientos Históricos:

Este reporte es exactamente igual al anterior solo que los datos aquí mostrados son de históricos. Este reporte nos muestra un listado de todos los abonos realizados a las facturas, los movimientos de las diferentes facturas clasificados por clientes.

Es posible ver una factura específica, o por tipo de documento o por lo cualquiera de las opciones dadas; y si se selecciona el check que se encuentra en la parte posterior de la factura, muestra un resumen por mes de los movimientos generales.

• Abonos con Recibos:

Permite tener un reporte general de todos los recibos aplicados, ya sea en forma general o agrupado por fechas, además se puede ver por tipo de movimiento, notas, pago de recibos etc.

• Resumen General de Saldos:

Este reporte nos muestra un listado de los saldos de cada una de los clientes, este listado puede mostrarse de manera general es decir todos los clientes o también de un cliente en particular. Si deseamos el reporte muestra los saldos de todos los clientes de un agente en particular

• Antigüedad de Saldos:

Este reporte nos muestra un detalle de facturas cliente por cliente, según el rango de fechas. Podemos escoger varios filtros para tirar el reporte, facturas de un cliente en particular, facturas pendientes de un agente en particular, o por ruta; así como establecer los plazos en días Ejm. 31- 61 -91 y más.

• Facturas pendientes:

Este reporte nos muestra un detalle de saldos general de facturas de uno o varios clientes. Podemos escoger

varios filtros para tirar el reporte, código del cliente, de un agente en particular, por rango de fechas o por ruta.

• Control de Cobros Vendedores:

Este reporte de control de cobros de vendedores muestra las facturas pendientes de cobro por vendedor, se puede obtener por ruta, cliente, o vendedor.

• Revisión de Facturas Diarias:

Reporte de facturas diarias por cliente, ruta y vendedor, estableciendo el rango de fechas. El usuario puede ver los movimientos diarios para verificación de datos.

• Cobros realizados por Vendedor:

Este reporte nos muestra los cobros efectuados por un vendedor en particular, permite ver los datos de un solo vendedor, una solo ruta, un solo cliente, y además nos permite escoger un rango de fechas.

• Generar Archivo Contador (CxC):

Este reporte lo genera automáticamente el sistema con toda la información que se le ha alimentado, y lo traslada a excel.

• Revisión de Recibos de CxC / Bancos:

Este reporte nos permite ver los recibos de cxc contra bancos y se puede obtener según las opciones presentadas en la pantalla.

• Saldos Según Fecha – Recibos:

El reporte muestra un resumen general de los saldos según los movimientos contables.

• Saldos de CxC a la Fecha

Este reporte muestra el saldo de facturas en cxc según los clientes, ya sea por código o nombre del cliente a la fecha digitada.